Menulis nama undangan, khususnya untuk pejabat, bukan hanya soal kesopanan, tetapi juga menunjukkan penghormatan terhadap jabatan dan kedudukan orang yang diundang. Kesalahan dalam penulisan nama atau jabatan pejabat bisa dianggap kurang menghargai, sehingga penting untuk mengetahui aturan yang benar.
Bagaimana cara menuliskan nama pejabat dengan tepat di undangan resmi? Berikut adalah panduan lengkapnya.
1. Memahami Struktur Jabatan Pejabat
Setiap pejabat memiliki tingkatan jabatan yang berbeda-beda, dan ini perlu dipertimbangkan saat menulis nama di undangan. Penggunaan titel dan jabatan harus ditulis sesuai aturan protokoler. Misalnya, untuk seorang Presiden atau Menteri, penulisan di undangan biasanya diawali dengan frasa “Yang Terhormat” atau disingkat “Yth.”.
Contoh:
- Yth. Bapak Presiden Republik Indonesia, Ir. H. Joko Widodo
- Yth. Ibu Menteri Keuangan, Sri Mulyani Indrawati, S.E., M.Sc., Ph.D.
2. Penggunaan Gelar Akademik
Jika pejabat tersebut memiliki gelar akademik, penting untuk mencantumkannya, terutama untuk gelar sarjana, magister, atau doktor. Gelar ini ditulis sebelum nama orang yang diundang, dan jika ada lebih dari satu gelar, biasanya disingkat agar tidak terlalu panjang.
Contoh:
- Yth. Prof. Dr. Budi Santoso, S.H., M.H.
- Yth. Dr. Hj. Retno Marsudi, M.A.
Namun, jika gelar terlalu banyak, sebaiknya cukup menulis gelar tertinggi saja untuk menjaga kerapihan dan kesederhanaan.
3. Penggunaan “Bapak” atau “Ibu”
Kata “Bapak” dan “Ibu” digunakan untuk menunjukkan rasa hormat kepada pejabat yang diundang. Biasanya ditempatkan sebelum nama lengkap pejabat. Jika nama pejabat sudah jelas mengindikasikan gender (misalnya Bapak) dan jabatan sudah mencakup penghormatan, kata “Bapak” atau “Ibu” bisa dihilangkan.
Contoh:
- Yth. Ibu Megawati Soekarnoputri (mantan Presiden Indonesia)
- Yth. Bapak Wali Kota Jakarta Selatan, Munjirin, S.Sos., M.Si.
4. Penulisan Jabatan dalam Instansi
Selain nama dan gelar, jabatan resmi dalam sebuah instansi atau organisasi juga penting dicantumkan. Ini memberikan penjelasan kepada tamu tentang kapasitas resmi mereka. Jika pejabat diundang dalam kapasitas jabatannya, jabatan harus dicantumkan di bawah nama lengkapnya.
Contoh:
- Yth. Bapak Anies Baswedan, Ph.D. Gubernur Provinsi DKI Jakarta
- Yth. Jenderal TNI Andika Perkasa Panglima TNI
Jika pejabat memiliki jabatan tertentu dalam organisasi, pastikan bahwa nama organisasi atau instansi juga ditulis.
5. Penggunaan Sapaan Khusus untuk Tokoh Agama atau Adat
Tokoh agama dan adat sering kali memiliki gelar sapaan khusus. Untuk para pejabat agama seperti ulama atau tokoh adat, gelar seperti “Haji”, “Kyai”, atau “Dato'” bisa disertakan sebelum nama, mengikuti tradisi yang berlaku.
Contoh:
- Yth. KH. Ma’ruf Amin (Wakil Presiden RI, juga tokoh ulama)
- Yth. Dato’ Sri Zulkifli (tokoh adat)
6. Penempatan di Amplop Undangan
Untuk undangan resmi, penulisan nama pejabat di amplop harus jelas dan sesuai format formal. Gunakan huruf kapital di awal kata untuk setiap gelar, nama, dan jabatan. Misalnya:
- Kepada Yth.
- Bapak Dr. H. Bambang Soesatyo, S.E., M.B.A.
- Ketua Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia
Ini akan memastikan bahwa undangan tampak profesional dan sesuai etika formal.
7. Penggunaan Singkatan Jabatan
Beberapa jabatan memiliki singkatan umum yang dikenal, seperti “Wakapolri” untuk Wakil Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia atau “Ketua KPK” untuk Komisi Pemberantasan Korupsi. Singkatan ini dapat digunakan dalam konteks informal, tetapi untuk undangan formal, sebaiknya jabatan ditulis lengkap tanpa singkatan.
Penulisan nama undangan untuk pejabat perlu dilakukan dengan hati-hati dan penuh pertimbangan. Penggunaan gelar, nama lengkap, serta jabatan resmi menjadi faktor penting dalam penyusunan undangan yang sopan dan menghargai kedudukan pejabat tersebut. Dengan mengikuti panduan ini, Anda akan memastikan undangan terlihat profesional dan sesuai norma protokoler yang berlaku.
Terakhir, selalu cek kembali penulisan sebelum mengirim undangan agar tidak terjadi kesalahan yang dapat mengurangi kesan formalitas atau bahkan menyinggung pihak yang diundang.
*Suka dengan artikel Acaranya ID? Ikuti kami di Google News! (klik bintangnya)
