Pernahkah terpikir, apa sih perbedaan surat resmi dan tidak resmi? Mengapa ada surat yang harus menggunakan tata bahasa yang baku dan formal, sementara yang lainnya lebih santai seperti pesan dari seorang teman? Perbedaan ini sebenarnya sangat penting, terutama ketika berkomunikasi dalam konteks yang lebih formal atau pribadi.
Artikel ini akan mengupas lebih dalam tentang surat resmi dan surat tidak resmi. Setelah membaca, akan lebih mudah mengenali mana surat yang tergolong resmi dan mana yang tidak. Mari kita bahas bersama-sama perbedaannya, mulai dari ciri-ciri hingga contohnya!
Pengertian Surat Resmi
Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk keperluan formal, baik itu dalam urusan pemerintahan, organisasi, perusahaan, hingga pendidikan. Biasanya, surat resmi memiliki format tertentu dan aturan yang harus diikuti.
Dalam penulisannya, penggunaan bahasa baku sangatlah penting. Menggunakan bahasa yang terlalu santai atau tidak baku dapat menurunkan kredibilitas dan profesionalisme pengirim surat.
Beberapa ciri-ciri dari surat resmi antara lain adalah:
- Format dan struktur yang formal: Ada kop surat, nomor surat, tanggal, tujuan surat, isi surat, penutup, dan tanda tangan.
- Bahasa baku dan formal: Tidak ada bahasa gaul atau istilah yang digunakan dalam percakapan sehari-hari.
- Tertulis untuk keperluan formal: Biasanya terkait urusan pekerjaan, undangan resmi, atau komunikasi antar lembaga.
Surat resmi sering digunakan oleh instansi pemerintah, perusahaan, sekolah, atau organisasi dalam berbagai situasi formal, seperti undangan rapat, pemberitahuan resmi, atau surat perjanjian.
Pengertian Surat Tidak Resmi
Berbeda dengan surat resmi, surat tidak resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan pribadi atau non-formal. Biasanya, surat ini tidak memiliki format yang ketat dan bisa ditulis dengan bahasa yang lebih santai.
Karena ditujukan untuk keperluan pribadi, surat tidak resmi sering kali digunakan dalam komunikasi sehari-hari antar teman, keluarga, atau orang dekat lainnya.
Berikut adalah beberapa ciri-ciri surat tidak resmi:
- Format bebas: Tidak ada kop surat atau nomor surat, dan tidak ada aturan khusus mengenai struktur surat.
- Bahasa santai: Penulis dapat menggunakan bahasa sehari-hari atau bahasa gaul sesuai dengan hubungan antara pengirim dan penerima.
- Ditujukan untuk keperluan pribadi: Misalnya undangan pesta ulang tahun, surat kepada teman, atau pesan kepada keluarga.
Perbedaan Surat Resmi dan Tidak Resmi
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang bisa digunakan untuk berbagai keperluan. Secara umum, surat dibagi menjadi dua jenis, yaitu surat resmi dan surat tidak resmi
Meskipun keduanya memiliki kesamaan sebagai media komunikasi tertulis, terdapat beberapa perbedaan yang mendasar antara keduanya, diantaranya yaitu:
1. Bahasa yang Digunakan
Bahasa menjadi salah satu aspek utama yang membedakan antara surat resmi dan tidak resmi. Surat resmi menggunakan bahasa formal dan baku, di mana struktur dan tata bahasa yang benar sangat diperhatikan. Bahasa dalam surat resmi cenderung singkat, padat, dan langsung ke inti persoalan.
Sedangkan pada surat tidak resmi, gaya bahasanya lebih santai dan tidak terikat pada aturan baku. Penulis bisa menggunakan bahasa sehari-hari atau bahasa gaul, tergantung pada hubungan antara pengirim dan penerima.
Tidak ada keharusan untuk menjaga keseriusan bahasa, sehingga kalimat-kalimatnya sering kali lebih panjang dan informal.
2. Kop Surat
Salah satu ciri khas surat resmi adalah penggunaan kop surat, yang berisi identitas pengirim seperti nama organisasi, logo, alamat, hingga kontak resmi.
Kop surat digunakan sebagai tanda keaslian dan profesionalisme surat tersebut. Biasanya, kop surat ini diikuti oleh nomor surat dan tanggal pengiriman.
Di sisi lain, pada surat tidak resmi, kop surat tidak digunakan. Penulis langsung menulis surat tanpa format yang baku, dan tidak memerlukan nomor surat maupun lampiran resmi. Hal ini membuat surat tidak resmi terlihat lebih sederhana dan langsung menuju isi pesan.
3. Isi Surat
Isi surat resmi cenderung lebih formal dan berfokus pada tujuan-tujuan tertentu, seperti memberikan pemberitahuan, perintah, atau permintaan. Contohnya, dalam surat dinas atau surat keputusan, isi surat harus jelas, ringkas, dan tidak bertele-tele agar pesan mudah dipahami oleh penerima.
Sebaliknya, isi surat tidak resmi lebih personal. Misalnya, dalam surat pribadi, pesan yang disampaikan biasanya lebih hangat dan bersifat akrab.
Bahasa yang digunakan pun lebih santai, mencerminkan hubungan pribadi antara pengirim dan penerima. Isi surat tidak resmi sering kali berisi kabar, cerita, atau sekadar obrolan ringan.
4. Fungsi
Fungsi surat resmi umumnya digunakan untuk komunikasi formal antara instansi, perusahaan, atau organisasi dengan pihak lain. Fungsi ini bisa mencakup pemberian informasi penting, pengumuman, atau perintah resmi. Selain itu, surat resmi juga bisa dijadikan sebagai bukti tertulis, dokumen legal, atau panduan kerja.
Di sisi lain, fungsi surat tidak resmi lebih bersifat pribadi. Surat ini ditulis untuk keperluan komunikasi sehari-hari, seperti menyapa teman, keluarga, atau orang-orang terdekat. Meskipun kadang bisa digunakan untuk menyampaikan pesan penting, namun surat tidak resmi lebih berfokus pada hubungan emosional atau perasaan antarindividu.
5. Stempel atau Cap
Surat resmi sering kali disertai dengan stempel atau cap sebagai tanda keaslian. Cap ini biasanya berasal dari lembaga pengirim dan berfungsi untuk menegaskan bahwa surat tersebut memiliki nilai formal.
Tanda tangan pun menjadi bagian yang penting dalam surat resmi, terutama jika surat tersebut ditujukan untuk perjanjian, keputusan, atau hal-hal legal lainnya.
Sedangkan pada surat tidak resmi, stempel atau cap tidak diperlukan. Penulis hanya perlu mencantumkan nama mereka di akhir surat. Tanda tangan dalam surat tidak resmi juga bersifat opsional dan sering kali diabaikan.
6. Struktur dan Gaya Penulisan
Surat resmi memiliki struktur yang sangat teratur dan harus mencakup beberapa elemen penting, seperti kop surat, nomor surat, tanggal, alamat penerima, salam pembuka, isi, dan tanda tangan. Struktur ini tidak bisa diabaikan, karena setiap elemen memiliki fungsinya masing-masing dalam menjaga formalitas dan kejelasan surat.
Untuk surat tidak resmi, strukturnya jauh lebih sederhana. Biasanya hanya mencakup beberapa bagian seperti tempat dan tanggal penulisan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan nama pengirim.
Tidak ada aturan yang mengikat dalam hal ini, sehingga penulis bisa menyesuaikan gaya penulisan sesuai dengan keinginan mereka.
BACA JUGA: Cara Membuat Surat Keterangan Belum Menikah Online dan Syaratnya
Struktur Surat Resmi
Berikut adalah struktur dasar dalam penulisan surat resmi:
- Kop atau Kepala Surat
Kop surat mencantumkan identitas pengirim, seperti nama organisasi, alamat, nomor telepon, dan logo. Biasanya terletak di bagian atas surat. - Tanggal Surat
Tanggal penulisan surat biasanya terletak di pojok kanan atas, di bawah kop surat. - Nomor Surat
Nomor surat berfungsi sebagai referensi surat tersebut dan biasanya disesuaikan dengan aturan internal lembaga pengirim. - Lampiran
Bagian ini mencantumkan jumlah dokumen yang dilampirkan bersama surat. - Perihal atau Hal
Bagian ini menyebutkan inti dari surat tersebut, misalnya “Undangan Rapat” atau “Pemberitahuan Libur”. - Nama dan Alamat Penerima
Menyebutkan dengan jelas siapa penerima surat, biasanya diawali dengan sapaan “Yang Terhormat” atau “Yth.” - Salam Pembuka
Salam yang umum digunakan dalam surat resmi adalah “Dengan hormat”. - Isi Surat
Berisi pesan yang ingin disampaikan, disusun secara formal dan singkat. - Salam Penutup
Penulis dapat mengucapkan terima kasih atau harapan dalam bagian penutup ini. - Tanda Tangan dan Nama Pengirim
Tanda tangan dan nama penulis surat, serta jabatan jika diperlukan. - Tembusan
Bagian ini opsional, digunakan jika surat juga dikirimkan ke pihak lain yang berkepentingan.
Contoh:
[Kop Surat]
PT. Sinar Terang
Jalan Merdeka No. 45, Jakarta
Telepon: (021) 1234567, Email: [email protected]Jakarta, 17 September 2024
Nomor: 045/ST/IX/2024
Lampiran: 1 Lembar
Perihal: Undangan Rapat KoordinasiYth. Bapak/Ibu Pimpinan Cabang
PT. Sinar Terang
Di TempatDengan hormat,
Sehubungan dengan rencana peningkatan kinerja perusahaan, kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada:Hari/Tanggal: Kamis, 20 September 2024
Waktu: 10.00 – 12.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Utama, Kantor Pusat PT. Sinar TerangAgenda rapat ini adalah untuk membahas target dan strategi perusahaan pada kuartal keempat tahun 2024. Diharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu dan membawa dokumen pendukung yang relevan.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. Sinar Terang
[tanda tangan]
(Agus Priyanto)
Direktur UtamaTembusan:
- Direktur Keuangan
- Direktur Operasional
Struktur Surat Tidak Resmi
Berbeda dengan surat resmi, surat tidak resmi memiliki struktur yang lebih fleksibel, sebagai berikut:
- Nama Pengirim
Hanya mencantumkan nama tanpa tanda tangan atau cap resmi. - Tempat dan Tanggal Penulisan
Terletak di bagian atas surat, menyebutkan di mana dan kapan surat ditulis. - Salam Pembuka
Sapaan yang lebih santai, seperti “Halo” atau “Hai”. - Isi Surat
Menyampaikan pesan utama, yang bisa berupa cerita atau obrolan ringan. - Salam Penutup
Biasanya diakhiri dengan salam perpisahan yang hangat.
Contoh:
Bandung, 15 September 2024
Untuk Sahabatku, Dinda
Di TempatHalo Dinda,
Apa kabar? Semoga kamu dalam keadaan sehat dan bahagia ya! Sudah lama banget kita nggak ngobrol panjang, dan aku kangen banget dengan cerita-cerita seru kita.Oh ya, aku mau cerita nih! Minggu depan aku berencana untuk liburan ke Yogyakarta dan aku kepikiran untuk ngajak kamu ikut. Pasti bakal seru banget deh! Kalau kamu ada waktu, kita bisa atur jadwal biar jalan-jalan bareng lagi seperti dulu.
Ngomong-ngomong, ada banyak hal yang ingin aku ceritakan. Mungkin nanti kita bisa nongkrong sambil ngopi kalau kamu nggak bisa ikut ke Jogja. Aku tunggu kabar dari kamu ya!
Salam hangat,
Sahabatmu,
Maya
Kapan Harus Menggunakan Surat Resmi atau Tidak Resmi?
Situasi menentukan jenis surat apa yang tepat untuk digunakan. Jika berurusan dengan hal-hal formal seperti melamar pekerjaan, mengirimkan undangan rapat, atau berkomunikasi dengan lembaga pemerintah, maka surat resmi adalah pilihan yang tepat.
Sebaliknya, jika hanya ingin mengabari teman tentang hal-hal pribadi, surat tidak resmi tentu lebih pas.
Tips Menulis Surat Resmi:
- Perhatikan format dan struktur: Jangan lupa menambahkan kop surat, nomor surat, dan tanda tangan.
- Gunakan bahasa baku: Jangan sampai mencampurkan bahasa sehari-hari dalam surat resmi.
- Periksa kembali sebelum dikirim: Kesalahan ejaan atau tata bahasa bisa memengaruhi kredibilitas surat.
Tips Menulis Surat Tidak Resmi:
- Bersikaplah santai: Gunakan bahasa yang cocok dengan penerima surat.
- Tidak perlu terlalu formal: Tetaplah menulis dengan nada yang lebih santai dan ramah.
- Sampaikan pesan dengan jelas: Meskipun tidak formal, pastikan pesan tetap bisa dipahami dengan baik.
Perbedaan antara surat resmi dan tidak resmi sangatlah jelas, baik dari segi tujuan, bahasa, maupun format penulisannya. Surat resmi lebih formal dan mengikuti aturan yang ketat, sementara surat tidak resmi lebih fleksibel dan santai. Masing-masing jenis surat memiliki fungsinya sendiri, tergantung pada konteks dan tujuan komunikasi.
Memahami perbedaan ini sangat penting, terutama dalam situasi formal di mana penggunaan surat resmi yang tepat dapat menunjukkan profesionalisme dan etika yang baik.
*Suka dengan artikel Acaranya ID? Ikuti kami di Google News! (klik bintangnya)
